مطابق با ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی اظهارنامه متنی است که مطابق مقررات قانونی تنظیم می‌شود
و یکی از راه های رسمی مطالبه حق می باشد. به عبارتی، ارسال اظهارنامه مقدمه ای است برای مطالبه حقوق.
علاوه بر آن با نوشتن اظهارنامه می توان هرچیزی اعم از سند، وجه و مال را جهت مطالبه به دیگران اعلام کرد
می توان گفت اظهارنامه سندی عادی است که به طور رسمی به شخصی دیگر ابلاغ می‌شود.
به همین دلیل محتوای آن یک سند عادی محسوب می‌شود اما شیوه اطلاع رسانی به دیگری رسمی خواهد بود
تا از این طریق بتوان ثابت کرد مطلبی را به دیگری اطلاع دادیم یا چیزی را تسلیم او کرده ایم.
به طور کلی هر فردی حق دارد اظهارات خود را در رابطه با معاملات و تعهداتش با دیگری را بصورت رسمی در قالب اظهارنامه به وی برساند.
این سند توسط اداره‌ی ثبت اسناد و املاک کشور یا دفاتر دادگاه ها ابلاغ می‌شود.
اداره‌ی ثبت اسناد و دفتر دادگاه ها می‌توانند از ابلاغ اظهارنامه هایی که حاوی مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت باشد، خودداری نمایند.
اظهارنامه شامل چه مواردی می شود؟
فرم اظهارنامه شامل بخش ها و مواردی است که باید به صورت صحیح تکمیل شوند. این بخش ها عبارت اند از:
مشخصات و اقامتگاه اظهارکننده
موضوع
مشخصات و اقامتگاه مخاطب
خلاصه اظهارات
خلاصه جواب
اظهارنامه قانونی در سه نسخه تهیه می‌شود؛ یک نسخه جهت بایگانی در دادگستری، نسخه دوم به طرف مقابل ابلاغ می‌شود
و نسخه سوم به همراه نتیجه ابلاغ یا پاسخ طرف مقابل به اظهارکننده اعاده می‌شود.
اظهارنامه چگونه تنظیم می‌شود؟
مطابق ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی دادگاههای عمومی و انقلاب در امور مدنی، هرکس می‌تواند قبل از تقدیم دادخواست،
حق خود را به وسیله اظهارنامه از دیگری مطالبه نماید، مشروط براین که موعد مطالبه رسیده باشد.
از مهم ترین نکاتی که در تنظیم این سند اصولی باید مدنظر قرار گیرد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تا حد امکان از کلمات و الفاظ کوتاه، مختصر و شفاف استفاده کنیم و آگاهی کامل از مفاهیم داشته باشیم.
- در متن اظهارنامه از درج مطالب خارج از نزاکت و الفاظ رکیک و یا عباراتی که افترا تلقی شود، پرهیز شود عدم رعایت این نکته ممکن است موجب عدم پذیرش یا عدم ارسال از سوی مرجع ارسال کننده شود.
- چنانچه اظهارنامه دارای پیوست می باشد در متن به آن اشاره شود.
- همچنین متن تنظیمی را قبل از مراجعه به دفاتر خدمات الکترونیک قضائی آماده کنید تا فرصت کافی برای تنظیم دقیق آن در اختیار داشته باشید.
چگونه ارسال می‌شود؟
جهت ارسال اظهارنامه تمبر را بر روی آن الصاق و برای ابلاغ به مخاطب به دفتر دادگاه یا اداره ثبت اسناد تحویل می دهیم.
پس از تحویل اظهارنامه در سه نسخه، ابلاغ آن از طریق اداره ابلاغ مرجع قضایی مورد نظر صورت می‌گیرد
به این ترتیب که یک نسخه از آن به مخاطب تحویل می‌شود
و در نسخه های دیگر چگونگی ابلاغ اظهارنامه ها و پاسخ مخاطب، به صورت کتبی قید می‌شود
و در نهایت نسخه‌های مزبور به آن مرجع مزبور اعاده می‌شود.
بنابراین، پس از یک هفته تا ۲۰ روز از تاریخ تحویل اظهارنامه می بایست به آن مرجع مراجعه و یک نسخه از اظهارنامه را دریافت کرد. نسخه دیگر نیز در دفتر اظهارنامه بایگانی می‌شود.
پس از ارسال، تأییدیه آن بوسیله پیامک برای فرد ارسال می‌شود.
و پس از ۱۰ روز تا یک ماه پیامک دیگری مبنی بر دریافت نامه توسط مخاطب ارسال می شود.
به این ترتیب، با مراجعه مجدد به دفاتر خدمات قضایی می‌توان رسید ابلاغ نامه را دریافت کرد
چگونه می توان به اظهارنامه پاسخ داد؟
مخاطب الزامی به پاسخ دادن به آن ندارد و مهلتی نیز برای این کار تعیین نشده است.
اما چنانچه تمایل به پاسخ دادن داشته باشد، ممکن است که اظهارات به عنوان اقرار در دعوی بر علیه خود فرد مورد استناد قرار گیرد.
بنابراین بهتر است بدون عجله و حتی‌المقدور پس از مشورت با یک وکیل دادگستری پاسخ اظهار شود.
